El Papel de los Gerentes y la Toma de
Decisiones en las Organizaciones
El rol más importante de un Gerente del
nivel que represente en una organización es la toma de decisión; es muy normal
que el juzgamiento de parte de todos los representados en la entidad para la
cabeza del grupo sea según su toma de decisiones. Los sistemas de información
ayudan desde el punto de vista administrativo a comunicar y distribuir la
información pero no tanto en el momento de la toma de decisión administrativa.
Por medio de un mapa de conceptos se expondrá
desde los inicios de la teoría de la administración hasta los modelos contemporáneos
que se han asentado en la vida administrativa para explicar cómo hacen los
gerentes para tomar decisiones acertadas con el objetivo de generar el mayor
beneficio y ganancia a su organización.
Mapa Conceptual:
Elaborado del tema 3.3 Gerentes, Toma de Decisiones y Sistemas de Información
Bibliografía:
Sistemas de Información Gerencial, Kenneth
Laudon y Jane Laudon, Octava edición, editorial Mc Graw-Hill, 2004.
Principales
Tipos de Sistemas en las Organizaciones
Lo primero que se tiene que dejar claro para
este tema, es que un sistema solo no proporciona toda la información que una
empresa o entidad necesita. Los sistemas son creados para dar un servicio a los
diversos intereses de la organización.
Algunas entidades basan su organización en una
estructura piramidal, con niveles estratégicos, administrativos. De
conocimientos y operativos. Pero también se subdividen en 5 áreas fundamentales
como lo son: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos
humanos.
Figura 1. Grupos que necesitan la Información y
Tipo de sistema de Información:
La división de los sistemas de Información que
prestan servicioa los niveles de la
organización se pueden dividir en cuatro grupos: Sistemas de Nivel Operativo,
Sistema de Nivel de Conocimiento, Sistema de Nivel Administrativo y Sistema de
Nivel Estratégico.
Sistemas de Nivel Operativo: son los sistemas que supervisan
las actividades elementales y las transacciones de la organización. Su objetivo
fundamental es responder las preguntas de rutina y seguir el flujo de las
transacciones a través de la organización. Algunos ejemplos de estos sistemas
son sistema de los registros de depósitos realizados, un sistema de registro de
las horas extras laboradas por los trabajadores.
Sistemas a Nivel del Conocimiento: son los sistemas que apoyan a los
trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. Su propósito es
colaborar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento entre los
negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo del trabajo de
oficina.
Sistemas a Nivel Administrativo: estos sistemas apoyan en las
actividades de supervisión y control, de toma de decisiones y administrativas
de los gerentes de nivel medio. Por lo general este tipo de sistemas
proporcionan informes periódicos más que información instantánea de
operaciones. Algunos de estos sistemas apoyan a toma de decisiones no
rutinarias, también responden a las preguntan “que pasaría si”. Las respuestas
a estas preguntas suelen requerir nuevos datos a la organización así como datos
que no son fáciles de obtener de los sistemas a nivel operativo existentes.
Sistemas a Nivel Estratégico: estos sistemas apoyan las
actividades a largo plazo de la dirección general de la entidad. Ayudan a
resolver y enfrentar aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en
la empresa como en su entorno externo. Su función principal es compaginar los
cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente.
Seis Tipos Principales de Sistemas
Tipos de Sistemas
Sistemas a nivel Estratégico
Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)
Pronostico
de tendencia de ventas a 5 años
Plan
Operativo a cinco años
Pronostico
de Presupuesto para cinco años
Planeación
de Utilidades
Planeación
del Personal
Sistemas a
Nivel Administrativo
Sistemas de Información Gerencial (MIS)
Administracion
de ventas
Control de
Inventarios
Elaboración
del presupuesto anual
Análisis de
inversión de Capital
Análisis de
Reubicación
Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones (DSS)
Análisis de
la región de ventas
Programación
de la Producción
Análisis de
Costos
Análisis de
fijación de precios y rentabilidad
Análisis de
costos de contratos
Sistemas de
Nivel del Conocimiento
Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS)
Estaciones
de Trabajo para ingeniería
Estaciones
de Trabajo para gráficos
Estaciones
de trabajo para Gerentes
Sistemas de Oficina
Procesamiento
de Texto
Digitalización
de Documentos
Calendarios
Electrónicos
Sistemas a
Nivel Operativo
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)
Control de
Maquinas
Negociación
de Valores
Nomina
Compensaciones
Seguimiento
de Pedidos
Programación
de la planta
Cuentas por
pagar
Capacitación
y desarrollo
Procesamiento
de Pedidos
Control de
Movimientos de materiales
Administracion
del efectivo
Cuentas por
cobrar
Registro de
empleados
Ventas y Marketing
Manufactura
Finanzas
Contabilidad
Recursos Humanos
La organización cuenta con sistemas de apoyo a
ejecutivos (ESS), sistemas de información gerencial MIS), sistemas de apoyo a
la toma de decisiones (DSS) en el nivel administrativo, sistemas de trabajo del
conocimiento (KWS) y sistemas de oficina del conocimiento; y por último sistemas
de procesamiento de transacciones (TPS) en el nivel operativo.
Tabla 1
Características de los tipos de
Sistemas de Información:
Características de los Sistemas de
Procesamiento de la Información
Tipo de Sistema
Entradas de Información
Procesamiento
Salidas de Información
Usuarios
ESS
Datos acumulados internos y externos
Gráficas, simulaciones, interactivo
Proyecciones, respuestas a consultas
Directores
DSS
Datos de bajo volumen o bases de datos
masivas optimizadas para el análisis de datos; modelos analíticos y
herramientas de análisis de datos
Interactivo; simulaciones; análisis
Informes especiales; análisis de
decisiones; respuestas a consultas
Profesionales; gerentes de personal
MIS
Datos resumidos de transacciones; datos de alto
volumen; modelos simples
Informes de rutina; modelos simples; análisis de
bajo nivel
Informes resumidos y excepciones
Gerentes de nivel medio
KWS
Especificaciones de diseño; base del
conocimiento
Modelado; simulaciones
Modelos; gráficos
Profesionales; personal técnico
Sistema de Oficina
documentos; programas
Administracion de documentos; programación;
comunicación
Documentos; programas; correo
Oficinistas
TPS
Transacciones; eventos
Clasificación; listado; fusión;
actualización
Informes detallados; listas; resúmenes
Personal de Operaciones; supervisores
Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)
Son sistemas que dan el servicio al nivel
operativo de la organización; son los sistemas básicos de los negocios de la
entidad. Es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones
diarias necesarias para dirigir negocios.
Con frecuencia, los sistemas de procesamiento
de transacciones son tan importantes para una entidad que una falla del TPS
durante horas puede significar la quiebra de una empresa y tal vez la de otras
vinculadas con ella. Los gerentes necesitan los TPS para supervisar el estado
de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el entorno
externo. Los TPS también son productores importantes de información para los
demás tipos de sistemas.
Tipos de Sistemas de TPS
Sistema de Ventas y Marketing
Sistemas de Manufactura y Producción
Sistemas de Finanzas y Contabilidad
Sistemas de Recursos Humanos
Otros Tipos
Funciones Principales del Sistema
Administracion de Ventas
Programación
Presupuestos
Registros de Personal
Admisiones
Investigación de Mercado
Compras
Mayor General
Prestaciones
Calificaciones
Promoción
Embarque y Recepción
Facturación
Compensaciones
Registro de Cursos
Fijación de precios
Ingeniería
Contabilidad de costos
Relaciones Laborales
Alumnos
Productos nuevos
Operaciones
Capacitación
Principales Sistemas de Aplicaciones
Sistemas de Información de pedidos de
venta
Sistemas de Control de Maquinas
Mayor General
Nomina
Sistema de registro
Sistemas de Investigación de Mercados
Sistemas de Órdenes de Compra
Cuentas por Cobrar y por Pagar
Expedientes de Empleados
Sistema de registro Académico
Sistemas de Comisiones por Ventas
Sistemas de Control de Calidad
Sistemas de Administracion de fondos
Sistemas de Prestaciones
Sistema de Control de planes de estudio
Sistemas de Trayectoria Profesional
Sistema de ex alumnos benefactores
Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS) y
Sistemas de Oficina:
Son los sistemas que satisfacen las necesidades
de información al nivel del conocimiento de la organización. Los sistemas de
trabajo del conocimiento auxilian a los trabajadores del conocimiento, mientras
que los sistemas de oficina auxilian principalmente a los trabajadores de
datos. Los KWS promueven la creación de conocimiento nuevo y garantizan que el
conocimiento nuevo y la experiencia técnica se integren adecuadamente en la
empresa.
Los sistemas de oficina son aplicaciones de la
tecnología de la información diseñadas para incrementar la productividad de los
trabajadores de datos apoyando las actividades de coordinación y comunicación
de una oficina típica. Estos sistemas manejan y administran documentos mediante
procesamiento de texto, autoedición, digitalización de documentos y archivo
digital, programación a través de calendarios electrónicos y comunicación
mediante correos electrónicos, correos de voz o videoconferencias.
Sistemas de Información Gerencial (MIS):
Son los sistemas que dan el servicio a
funciones a nivel administrativo. Apoyan al nivel administrativo de la
organización, proveyendo de informes a los gerentes, y en algunos casos, de
acceso en línea al desempeño real y los registros históricos de la
organización.
Los MIS dan servicio principalmente a las
funciones de planeación, control y toma de decisiones a nivel administrativo.
En general, para sus datos dependen de sistemas procesamiento de transacciones
subyacentes. Los MIS resumen y reportan las operaciones básicas de la compañía.
Los datos básicos de transacciones de TPS se comprimen y se suelen presentar en
informes grandes que se producen con regularidad. Usualmente los MIS dan
servicio a los gerentes cuyo interés está en los resultados semanales,
mensuales o anuales, no en las actividades diarias. Generalmente, los MIS dan
respuestas a preguntas rutinarias que se han especificado con anterioridad y
que tienen un procedimiento predefinido de contestación.
Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS):
Son los sistemas que dan servicios al nivel
administrativo de la organización. Los DSS ayudan a los gerentes a tomar
decisiones que son exclusivas, rápidamente cambiantes y no especificadas
fácilmente con anticipación. Abordan problemas donde el procedimiento para
llegar a una solución podrían no estar predefinido con anterioridad. Los DSS
tienen más poder analítico que los demás sistemas. Contienen explícitamente una
variedad de modelos para el análisis de datos, o bien condensan grandes
cantidades de datos de tal forma que su análisis sea sencillo para los
encargados de tomar decisiones.
Los DSS están diseñados de modo que los
usuarios puedan trabajar directamente con ellos; el manejo de su software es
sencillo para el usuario. Son interactivos, es decir, el usuario puede cambiar
supuestos, hacer preguntar nuevas e incluir datos nuevos.
Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS):
Estos sistemas dan servicios a nivel
estratégico de la organización y auxilian en las decisiones no rutinarias que
requieren juicio, evaluación y comprensión porque no hay un procedimiento
convenido para llegar a una solución. Los ESS están diseñados para incorporar
datos sobre eventos externos como leyes impositivas nuevas o competidores, pero
incluso extraen información resumida de los MIS y DSS internos.
Los ESS emplean el software de gráfico más
avanzado y poseen capacidad para entregar inmediatamente gráficos y datos
provenientes de muchas fuentes a un director o una junta de directores. El
propósito de los ESS no es resolver problemas específicos; en cambio, ofrecen
una capacidad generalizada de cómputo y comunicaciones que se puede aplicar a
una gama cambiante de problemas.
Relación de la Interacción entre los Sistemas:
Los diversos sistemas son interdependientes y
en la mayoría de las empresas esos sistemas solo se acoplan ligeramente. Definitivamente
es muy provechoso tener alguna medida de integración entre los sistemas de
manera que la información pueda fluir con más facilidad entre las diversas
partes de la organización. Pero la integración cuesta dinero e integrar muchos
sistemas diferentes es complejo y toma mucho tiempo. Cada organización debe
sopesar sus necesidades de integración de sistemas contra las dificultades de
armar una obra de esa naturaleza a gran escala.
Link Video:
http://youtu.be/qpQa33ITIkc
Bibliografía:
Sistemas de Información Gerencial, Kenneth Laudon y Jane Laudon, Octava edición, editorial Mc Graw-Hill.
